BE14: Preocupaciones de los empleados

Las preocupaciones de los empleados se solicitan activamente, se juzgan de manera imparcial y se abordan de manera transparente.

1. Ambición

Una empresa Future-Fit toma medidas para minimizar las preocupaciones de los empleados e implementa controles internos para identificar y tratar de manera justa cualquier problema que surja.

1.1 Qué significa este objetivo

Las empresas dependen del compromiso y la motivación de sus empleados, por lo que es de buen sentido empresarial involucrarlos tanto como sea posible. La intención de este objetivo es establecer un umbral mínimo de rendimiento aceptable en este sentido, lo que significa garantizar que la empresa no haga nada que socave el bienestar de sus empleados.

Ninguna empresa puede estar completamente libre de preocupaciones de sus empleados, pero debe tomar todas las medidas posibles para minimizarlas y tratar de manera efectiva y apropiada cualquier inquietud que surja.

Para estar Future-Fit, una empresa debe poner en marcha mecanismos apropiados para identificar y gestionar las preocupaciones de los empleados, de modo que los problemas potencialmente graves y las quejas legítimas no queden sin abordar.

1.2 ¿Por qué es necesario este objetivo?

Al igual que con todos los Objetivos de Equilibrio de Future-Fit, una empresa debe alcanzar este objetivo para asegurarse de que no está haciendo nada que socave el progreso de la sociedad hacia un futuro ambientalmente restaurador, socialmente justo y económicamente inclusivo. Para obtener más información sobre cómo se derivaron estos objetivos sobre la base de 30 años de ciencia de sistemas, consulte la Guía Metodológica.

Estas estadísticas ayudan a ilustrar por qué es fundamental que todas las empresas alcancen este objetivo:

  • A pesar de las protecciones legales en muchos países desarrollados, los denunciantes a menudo experimentan consecuencias negativas y se les disuade de hablar. Un estudio de cinco años realizado por Preocupación Pública en el Trabajo descubrió que más del 80% de los empleados que habían expresado su preocupación por las prácticas laborales fueron despedidos, victimizados o dimitidos. [117]
  • Los mecanismos eficaces de preocupación ayudan a descubrir actividades ilegales. En 2016, el fraude laboral causó 6.300 millones de dólares en pérdidas empresariales en todo el mundo, con una pérdida media de 2,7 millones de dólares por caso. En el 47% de los casos, las empresas que contaban con una línea directa de denuncias específica fueron alertadas por primera vez de los casos de fraude por parte de los empleados, pero sólo el 28% de los casos fueron denunciados por empleados de empresas que no contaban con dicha línea directa. [118]

1.3 Cómo contribuye este objetivo a los ODS

Los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de las Naciones Unidas son una respuesta colectiva a los mayores desafíos sistémicos del mundo, por lo que están naturalmente interconectados. Cualquier acción puede tener un impacto directo en algunos ODS y en otros a través de efectos colaterales. Una empresa Future-Fit puede estar segura de que está contribuyendo (y de ninguna manera obstaculizando) el progreso hacia los ODS.

Las empresas pueden contribuir a varios ODS asegurándose de que las preocupaciones de los empleados se soliciten activamente, se juzguen de manera imparcial y se aborden de manera transparente, y alentando activamente a sus proveedores a hacer lo mismo. Pero los vínculos más directos con respecto a este objetivo son:

         Enlace a este Objetivo de Equilibrio
SDG 5 Apoyar los esfuerzos para garantizar la participación plena y efectiva de las mujeres y la igualdad de oportunidades de liderazgo en todos los niveles de toma de decisiones.
SDG 10 Apoyar los esfuerzos para empoderar y promover la inclusión social, económica y política de todos, y los esfuerzos para garantizar la igualdad de oportunidades y reducir las desigualdades de resultados mediante la promoción de políticas y acciones apropiadas.
SDG 16 Apoyar los esfuerzos para desarrollar instituciones eficaces, responsables y transparentes, y los esfuerzos para garantizar una toma de decisiones receptiva, inclusiva, participativa y representativa a todos los niveles.

2. Acción

2.1 Para Empezar

Información básica

Este objetivo aborda los problemas que no están cubiertos en los otros objetivos de los empleados y, además, garantiza que los empleados tengan la capacidad de notificar a la gerencia cada vez que el rendimiento de la empresa con respecto a esos otros objetivos se quede corto.

Con el fin de solicitar activamente, juzgar imparcialmente y abordar de manera transparente las preocupaciones de los empleados, todos los empleados deben tener acceso a un mecanismo que funcione bien a través del cual puedan plantear preocupaciones generales y llamar la atención sobre prácticas potencialmente dañinas o poco éticas.

Preguntas que hacer

Estas preguntas deberían ayudarlo a identificar qué información recopilar.

¿Tiene la empresa un mecanismo formal para solicitar y gestionar los comentarios de los empleados?
  • Si sólo existen prácticas informales, ¿podría el juicio personal o la inconsistencia en el momento y el tratamiento de las reacciones afectar la capacidad de la empresa para responder y beneficiarse de los aportes de los empleados?
  • ¿Es consciente la empresa de la confianza de sus empleados en que sus preocupaciones se tratarán de manera eficaz y (en su caso) confidencial?
¿Fomenta la empresa una cultura de comunicación abierta?
  • ¿Existen estructuras de incentivos o reconocimiento que animen a los empleados a hablar?
  • ¿Es posible que los empleados proporcionen información de forma anónima?
  • Incluso si existe un mecanismo de preocupaciones que funcione, ¿podría la cultura de la empresa o las experiencias pasadas hacer que los empleados se muestren reacios a usarlo?
Cómo priorizar

Estas preguntas deberían ayudarlo a identificar y priorizar acciones para mejorar.

¿En qué áreas podría tener el mayor impacto la empresa?
  • ¿Qué divisiones o instalaciones tienen más empleados? Las mejoras aquí podrían afectar al mayor número de personas.
  • ¿Dónde es más probable que los empleados noten oportunidades o riesgos de los que la gerencia no es consciente? Por ejemplo, ¿hay ubicaciones geográficamente remotas de la sede, o las operaciones se realizan en lugares de trabajo fuera de las instalaciones o en áreas remotas?
¿En qué áreas podría la empresa progresar más fácilmente?
  • ¿Qué tipos de mecanismos de preocupación y herramientas de comunicación serían accesibles para el mayor número de trabajadores?
  • ¿Tiene la empresa un mecanismo de preocupaciones de los empleados dentro de partes de sus operaciones o en subsidiarias específicas? ¿Podría adoptarse más ampliamente?
¿Podría la empresa encontrar formas de superar los requisitos de este objetivo?
  • Más allá de lo que se requiere para alcanzar este objetivo, ¿puede la empresa hacer algo para garantizar que las personas tengan la capacidad y la oportunidad de llevar una vida plena?131 Cualquier actividad de este tipo puede acelerar el progreso de la sociedad hacia el future-fitness. Para más detalles, consulte la Guía de Búsqueda Positiva.

La siguiente sección describe los criterios de aptitud necesarios para determinar si una acción específica resultará en un progreso hacia el future-fitness.

2.2 En busca del future-fitness

Introducción

Los dos pasos que deben abordarse para evaluar el progreso hacia este objetivo son identificar a todos los empleados de la empresa durante el período y, a continuación, garantizar que todos esos empleados tengan acceso a un mecanismo de preocupaciones apropiado.

Orientación para determinar qué trabajadores están en el ámbito de aplicación como “empleados”

Hay muchos tipos diferentes de relaciones laborales entre una empresa y aquellos que aportan mano de obra a sus actividades. Es importante distinguir quién califica como empleado y quién forma parte de una organización externa que brinda servicios a la empresa. Consulte la Guía de Implementación para obtener más información sobre cómo determinar quién es un empleado.

La siguiente sección describe los criterios de aptitud necesarios para determinar si una acción específica resultará en un progreso hacia el future-fitness.

Criterios de aptitud

Basándose en la orientación recogida en los Principios de las Naciones Unidas sobre las Empresas y los Derechos Humanos, RSC Europa, y la CAO, se consideran suficientes los siguientes criterios para el future-fitness:

Garantizar la legitimidad
  • Los empleados o grupos establecidos que representan sus intereses participan activamente en el diseño de cualquier mecanismo de preocupación nuevo o actualizado.
  • El mecanismo de preocupaciones está diseñado para dar cabida a la notificación de todos los problemas concebibles, independientemente de su categoría o tipo.
Garantizar resultados positivos
  • Todas las inquietudes se resuelven de manera oportuna y sin afectar negativamente el progreso hacia otros Objetivos de Equilibrio.
Garantizar la accesibilidad
  • La información sobre la existencia y el uso de un mecanismo de preocupaciones (más allá de las líneas de informe directo, como hablar con el gerente del empleado) se comunica activamente a todos los empleados.
  • El mecanismo de preocupaciones está diseñado para permitir la confidencialidad de los empleados y protegerlos de represalias.
Reducir la incertidumbre
  • Tanto a nivel corporativo como en cada sitio, se asigna a un equipo o a una persona la responsabilidad de facilitar el desarrollo y la implementación del mecanismo de preocupaciones.
Garantizar la equidad
  • Cuando sea necesario (por ejemplo, si se presenta una queja contra un gerente que normalmente podría estar involucrado en el arbitraje), los empleados tienen acceso a asesoramiento y experiencia neutrales e independientes.
Garantizar la transparencia
  • Los empleados que utilizan el mecanismo de preocupaciones están completamente informados durante todo el proceso.
Participar activamente
  • Los empleados o grupos establecidos que representan sus intereses son consultados de manera proactiva sobre cualquier cambio en cualquier mecanismo de preocupaciones existente, y antes de cualquier cambio importante en la actividad de la empresa que pueda afectar el bienestar de los empleados.
Mejorar continuamente
  • A cualquiera que utilice el mecanismo de inquietudes se le pide que dé comentarios sobre su mejora.
  • El desempeño del mecanismo de preocupaciones es monitoreado y evaluado periódicamente.
  • La evaluación del mecanismo de preocupaciones debe incluir la solicitud proactiva de comentarios de los empleados a intervalos regulares.132
  • Cuando se identifican áreas de mejora, la empresa toma medidas para implementar esos cambios.

3. Evaluación

3.1 Indicadores de progreso

La función de los indicadores de progreso Future-Fit es reflejar el grado de avance de una empresa en su camino hacia el logro de un objetivo específico. Los indicadores de progreso se expresan como porcentajes simples.

Una empresa siempre debe tratar de evaluar su future-fitness en toda la extensión de sus actividades. En algunas circunstancias, esto puede no ser posible. En tales casos, consulte la sección Evaluación y presentación de informes con datos incompletos en la Guía de Implementación.

Evaluación del progreso

Este objetivo tiene un indicador de progreso. Para calcularlo, se requieren los siguientes pasos:

  • Evaluar la aptitud de cada empleado en función de los criterios de aptitud.
  • Calcular el progreso de toda la empresa en todos los empleados.
Evaluar la aptitud de cada empleado

Tenga en cuenta que, aunque la aptitud se mide por empleado, la evaluación se puede realizar por grupo (por ejemplo, por ubicación, función laboral, etc.), siempre que todos los empleados de un grupo tengan igual acceso al mismo mecanismo de preocupaciones.

El mecanismo de preocupaciones de los empleados se califica utilizando las ocho categorías de criterios de idoneidad (legitimidad, resultados positivos, accesibilidad, reducción de la incertidumbre, equidad, transparencia, participación activa, mejora continua), de la siguiente manera:

  • 0% de ajuste: no existe un mecanismo formal de preocupaciones para un empleado o grupo de empleados, o no se ha realizado una evaluación del mecanismo en función de los criterios, o el mecanismo de preocupaciones no cumple con las dos categorías de criterios de idoneidad Garantizar la legitimidad y Garantizar resultados positivos.

Los empleados cubiertos por un mecanismo de preocupaciones se califican de la siguiente manera:

  • 30% de ajuste: Los criterios de garantizar la legitimidad y garantizar resultados positivos se cumplan.
  • 45% de ajuste: Se cumple una categoría de criterios adicional.
  • 60% de ajuste: Se cumplen dos categorías de criterios adicionales.
  • 70% de ajuste: Se cumplen tres categorías de criterios adicionales.
  • 80% de ajuste: Se cumplen cuatro categorías de criterios adicionales.
  • 90% de ajuste: Se cumplen cinco categorías de criterios adicionales.
  • 100% de ajuste: Se cumplen todas las categorías de criterios.
Calculando el progreso de la empresa

El progreso general se calcula de la siguiente manera:

  • Identificar el número total de empleados en la empresa durante el período del informe.133
  • Calcular el progreso como la aptitud promedio ponderada del mecanismo de preocupaciones de la empresa para todos los empleados.

Esto se puede expresar matemáticamente como:

\[F=\frac{0(E_{0\%})+0.3(E_{30\%})...+0.9(E_{90\%})+1(E_{100\%})}{E_T}\]

Dónde:

\[F\] Es el progreso hacia el future-fitness, expresado como un porcentaje.
\[E_{x\%}\] Es el número de empleados de la empresa para los que la puntuación de aptitud es x%, en función de cuál de las ocho categorías de criterios de aptitud se cumple.134
\[E_T\] Es el número total de empleados en la empresa durante el período del informe.

Para ver un ejemplo de cómo se puede calcular este indicador de progreso, consulte aquí.

3.2 Indicadores de contexto

La función de los indicadores de contexto es proporcionar a las partes interesadas la información adicional necesaria para interpretar el alcance total del progreso de una empresa.

Número total de empleados

Además de la proporción de empleados que tienen acceso a un mecanismo de preocupaciones adecuado, se debe informar el número total de empleados que trabajaron para la empresa durante el período del informe.

Tenga en cuenta que, para este indicador, no es apropiado utilizar el número medio de empleados (por ejemplo, equiparando a dos empleados que trabajan 20 horas semanales cada uno con un empleado a tiempo completo, o tres trabajadores empleados durante cuatro meses cada uno como un empleo a tiempo completo) ya que tales métodos podrían ocultar los impactos sobre una o más de las personas afectadas.

Para ver un ejemplo de cómo se pueden informar los indicadores de contexto, consulte aquí.

4. Garantía

4.1 Para qué sirve la garantía y por qué es importante

Cualquier empresa que busque el future-fitness infundirá más confianza entre sus principales grupos de interés (desde su director ejecutivo y director financiero hasta inversores externos) si puede demostrar la calidad de sus datos de Future-Fit y la solidez de los controles que los sustentan.

Esto es particularmente importante si una empresa desea informar públicamente sobre su progreso hacia el future-fitness, ya que algunas empresas pueden requerir una garantía independiente antes de la divulgación pública. Al contar con controles efectivos y bien documentados, una empresa puede ayudar a los aseguradores independientes a comprender rápidamente cómo funciona el negocio, lo que ayuda a su capacidad para brindar seguridad y/o recomendar mejoras.

4.2 Recomendaciones para este objetivo

Los siguientes puntos destacan las áreas de atención con respecto a este objetivo específico. Cada empresa y período de informe es único, por lo que los compromisos de aseguramiento siempre varían: en cualquier situación dada, los aseguradores pueden tratar de evaluar diferentes controles y evidencia documentada. Por lo tanto, los usuarios deben ver estas recomendaciones como una lista ilustrativa de lo que se puede solicitar, en lugar de una lista exhaustiva de lo que se requerirá.

  • Documentar los métodos utilizados para determinar el número de empleados que tenía la empresa durante el período del informe, y cómo estos empleados se clasificaron en grupos para fines de la evaluación. Los aseguradores pueden utilizar esta información para evaluar el riesgo de que los empleados hayan sido omitidos inadvertidamente de la evaluación.135
  • Crear documentación, como notas de reuniones y listas de asistentes, para demostrar la participación de los empleados y/o sus representantes al crear o modificar mecanismos de preocupación. Los aseguradores pueden evaluar esta documentación para verificar la participación de los empleados en estos procesos.
  • Registrar los pasos tomados para comunicar la existencia del mecanismo de preocupación a los empleados y las instrucciones para su uso. La comunicación a los empleados incluye cualquier forma en que se haya integrado en los procesos o materiales de reclutamiento, capacitación o evaluación del desempeño. Esto puede ayudar a los aseguradores a comprender y evaluar la estrategia de la empresa para garantizar que los empleados conozcan el mecanismo.
  • Documentar el método utilizado para garantizar que los empleados que presentan inquietudes a través de los mecanismos proporcionados por la empresa permanezcan anónimos cuando corresponda. Los aseguradores pueden usar esto para verificar que el mecanismo es accesible para los empleados sin temor a represalias.
  • Documentar las condiciones en las que los empleados tienen acceso a asesoramiento y experiencia independiente cuando plantean una inquietud a la empresa. Los aseguradores pueden evaluar los procesos para validar que la empresa cumple con este criterio.
  • Documentar el proceso seguido para asegurarse de que los controles funcionan según lo previsto. Los aseguradores pueden verificar este proceso para determinar si la empresa puede identificar y abordar cualquier problema con el sistema de informes de problemas dentro de un periodo de tiempo razonable.

Para obtener una explicación más general sobre cómo diseñar y documentar los controles internos, consulte la sección Buscar el future-fitness de manera sistemática en la Guía de Implementación.

5. Información adicional

5.1 Ejemplo

ACME Inc. vende productos de limonada. Sus operaciones constan de dos sitios: una planta embotelladora y un espacio de oficinas. La empresa tiene un total de 250 empleados: 50 en la oficina y 200 en la planta embotelladora. La empresa tiene un mecanismo de preocupaciones en ambos sitios.

El mecanismo de preocupaciones en el sitio de la oficina cumple con solo cinco de los ocho categorías de criterios: actualmente no hay forma de acceder a un árbitro independiente, la empresa no comunica los cambios comerciales significativos a los grupos de empleados de antemano y los empleados que presentan quejas no reciben ninguna actualización durante el proceso. Por lo tanto, la empresa califica su mecanismo de preocupaciones de oficina como apto en un 70%.

El mecanismo de preocupaciones en la planta tiene las mismas tres deficiencias que el mecanismo de la oficina, pero además ACME no ha proporcionado los medios para que el personal de la planta presente inquietudes de forma anónima. Por lo tanto, la empresa califica su mecanismo de preocupaciones de la planta embotelladora como apto un 60%.

La empresa calcula su progreso así:

\[F=\frac{0(E_{0\%})+0.3(E_{30\%})...+1(E_{100\%})}{E_T}=\frac{0.7(50)+0.6(200)}{250}=62\%\]

Indicador de contexto

Número total de empleados durante el período del informe = 250

Bibliografia

[117]
“Whistleblowing: Time for change.” Public Concern at Work, 2016 [Online]. Available: https://s3-eu-west-1.amazonaws.com/public-concern-at-work/wp-content/uploads/images/2019/12/18171747/PCAW_5yr-review_Time-for-a-Change.pdf. [Accessed: 26-Aug-2017]
[118]
“Report to the nations on occupational fraud and abuse - 2016 global fraud study.” Association of Certified Fraud Examiners, 2016 [Online]. Available: https://www.acfe.com/-/media/files/acfe/pdfs/2016-report-to-the-nations.pdf. [Accessed: 19-Dec-2023]

  1. Esta es una de las ocho Propiedades de una Sociedad Future-Fit. Para obtener más detalles, véase la Guía Metodológica.↩︎

  2. Debido a la naturaleza de los mecanismos de preocupación, si los empleados no conocen alguno o si no funciona como se esperaba, es poco probable que la gerencia sea consciente de este hecho sin una verificación proactiva. Se sugiere que los exámenes se lleven a cabo al menos una vez al año.↩︎

  3. Tenga en cuenta que, para este indicador, no es adecuado utilizar el número medio de empleados (por ejemplo, equiparar a dos empleados que trabajan 20 horas semanales cada uno con un empleado a tiempo completo, o tres trabajadores empleados durante cuatro meses cada uno como un empleo a tiempo completo), ya que se corre el riesgo de ofuscar el impacto en una o más de las personas.↩︎

  4. Por ejemplo, sería el número de empleados para los que existe un mecanismo de preocupación que cumple con cinco de las ocho categorías de criterios de idoneidad, incluidas Garantizar la legitimidad y Garantizar resultados positivos.↩︎

  5. Esta información es relevante para todos los Objetivos de Equilibrio relacionados con los empleados, pero es posible que el método deba ajustarse para los fines de este objetivo. Para conocer el motivo, consulte la sección Indicador de contexto.↩︎